图书馆内部控制管理制度（试行）

第一章  总则

第一条  为进一步加强和规范图书馆内部控制，提高图书馆管理水平和风险防范能力，更好地为教学和科研服务，根据学校内部控制管理要求，结合图书馆职责和现状，特制定本制度。

第二条  本制度适用于图书馆各部门。

第三条  本制度所称内部控制是指由图书馆职责规定的全体成员提供师生服务过程中的一系列控制活动。内部控制的目标是合理保证图书馆工作流程合法合规、资产安全、报销票据及相关信息真实完整，提高管理效率和效果，促进图书馆目标的实现。

第四条  内部控制的制订原则

1、合法性原则：本制度的制订符合法律、行政法规的规定和学校相关规定及审计处的监管要求。

2、全面性原则：本制度的制定贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖图书馆各种业务和事项。

3、有效性原则：本制度相关具体业务控制能够为内部控制目标的实现提供合理保证，图书馆全体员工应当自觉维护内部控制的有效执行，内部控制建立和实施过程中存在的问题应当能够得到及时地纠正和处理。

4、制衡性原则：本制度制订的业务控制，涉及的图书馆的岗位设置和权责分配科学合理并符合内部控制的基本要求，确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。

第二章  商品采购、验收、付款

第五条  本制度所称的商品采购、验收、付款是指图书馆外购商品（文献信息资源、维护服务、设备信息系统等）并付款款项的行为。零星维护采购可不参照本制度。

第六条  采购、验收、付款内部控制关键控制点

1、采购预算是否明确；

2、采购依据应当充分，采购事项（功能需求、技术参数）和审批程序应当明确；

3、采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应当明确；

4、付款方式、程序、审批权限等应当明确。

      第七条  图书馆采购、验收、付款业务的不相容岗位包括：

1、申请采购与审批；

2、询价与确定产品（供应商）；

3、采购合同的订立与审核；

4、采购、验收与相关的记录；

5、付款的申请、审批与执行；

第八条  申请采购岗根据本年度情况和学校发展需要，完成下年度预算采购商品要求（建设方案）撰写，提交图书馆馆务会讨论，形成评审稿。

第九条  询价岗根据专家评审初稿，采用市场调查方法，对商品提供商和商品用户单位进行多方多轮询价，形成商品市场价格表。

第十条  在纪检监察室、计划财务处、审计处、后勤服务与采购中心的监督下，图书馆办公室组织专家对商品要求评审稿（建设方案）和市场价格表进行论证，形成专家评审意见。

第十一条 申请采购岗根据专家意见对商品要求（建设方案）进行完善，形成招标需求说明书（格式参照后勤服务与采购中心），并送图书馆领导签字审批。

第十二条 需要政府采购的商品，申请采购岗把招标需求说明书提交至后勤服务与采购中心。

第十三条 需要图书馆自行组织采购的商品，在纪检监察室、计划财务处、审计处、后勤服务与采购中心的监督下，由图书馆办公室组织专家综合评定确定商品供应商。

第十四条 商品采购合同签订按照《杭州医学院合同管理办法》执行。图书馆内部合同审批由图书馆办公室牵头负责，申请采购岗确认合同中的技术条款，询价岗确认合同中的付款条款，资产管理员确认合同中的验收条款。最后送图书馆领导签字。

第十五条 商品到货后，按照招标需求说明书和合同约定组织验收。

第十六条 验收资料形式审查。实行跨部门资料查验，申请采购岗组织好验收资料，由图书馆领导指定某一部门对验收资料进行形式审查，审查资料是否有缺漏项并签字。

第十七条 正式验收。由图书馆办公室组织校内外专家对商品进行现场验收，原则上纪检监察室、后勤服务与采购中心、资产管理员在场。信息化设备及系统验收要求参照学校相关的信息化管理办法执行。

第十八条 验收完成后，3个工作日内，档案管理员把整套电子和纸质验收资料归档至校档案馆。图书馆办公室、任务承担部门各留一份。资产管理员凭商品清单清点货物，填写入库单。

第十九条 商品货款付款既要符合合同条款，也要符合学校付款管理制度。未符合图书馆工作需要或未通过终验的商品，不得支付尾款。

第二十条 岗位实施AB岗。即同一职责年度内由两人共同承担，互相监督和互补。

第二十一条 每年1月底完成年度商品要求（建议方案）初稿，3月底前完成专家评审；预算资金下达后的5个工作日内，完成确认书申报；5月底前完成招标公示（特别原因的商品除外）；11月底前完成商品验收；12月10日前完全商品费用支付。

第三章  固定资产

           第二十二条  本制度所称的固定资产是指学校资产管理系统中登记在图书馆人员名下的，使用寿命超过一个年度的有形或无形资产。

           第二十三条 固定资产内部控制关键控制点。

     1、固定资产转入转出理由应充分适当，决策和审批程序应当明确；

 2、固定资产取得、验收、使用、维护及处置等环节的控制流程应当清晰；

 3、固定资产报废应符合国家规定。

       第二十四条  固定资产使用人员应加强安全防范措施，防止固定资产丢失、损坏等现象发生；及时根据固定资产的性能及使用情况提出维修计划。

第三章  一般工作流程

            第二十五条  工作流程是指图书馆日常事务办理的流程。包括文件起草、馆外协调文档等。

            第二十六条  图书馆办公室是文档的归口管理部门，负责文件的管理、控制、发放、更改等工作。

            第二十七条  一般工作流程，承办人→部门负责人→图书馆领导。日常工作内容，部门负责人需把好工作质量第一道关，未经过部门负责人把关，不得直送图书馆领导。

            第二十八条  若事情紧急或特殊情况，为做好图书馆服务工作，可先完成工作，事后汇报。

第四章  责任追究

            第二十九条 责任追究是图书馆根据学校相关制度，对当事人因不履行或者不正确履行自己的职责，出现失误、失职或者其他个人过失，对图书馆（学校）造成不良影响或经济损失时对当事人的追究与处理。

第三十条  责任追究应当坚持实事就是、有错必究、有责必问、谁主管谁负责的原则，务必要做到事实清楚、客观准确、恰当公正。

第三十一条  根据责任程度不同，可分为一般责任与重大责任。

一、有下列情形之一的(不仅限于)，对当事人要追究其一般责任：

1、任务下达后，当事人无故二日内不答复，影响开展工作每月二次以上的；

2、当事人的工作效能低下，出现事件不积极应对、妥善处理，工作不到位，经常出现差错的； 

3、本部门存在与其他部门工作严重的协调不力，部门工作没有及时办结并移交给其他部门的； 

4、无正当理由不正确履行职责，经批评教育后拒不改正的； 

5、当事人在办理各具体事务前没有做到事前调查、事后跟踪导致出现纠纷后缺乏相应有效资料的；

6、提供虚假信息，弄虚作假、隐瞒事实导致图书馆领导决策失误，造成损失的； 

7、其他违反学校规定造成图书馆（学校）直接损失或不良影响的。

一般责任处罚：取消2年内的任何评优资格。

二、 有下列情形之一的(不仅限于)，应当对当事人进行重大责任追究：

1、违反相关规定，造成学校损失5万元以上损失且无法收回的；

2、出现问题不及时上报，造成图书馆被有关学校领导或上级主管部门批评或处罚的； 

3、工作中以权谋私、接受他人财物、回扣金额累计达5000元以上的。

重大责任处罚：违法行为以法律法规处罚为主。未触犯法律法规的，以学校制度处罚为主，同时图书馆延迟1轮推荐当事人职称申报。

第五章  附则

第三十二条 本制度与国家法律法规和相关制度相抵触的，以国家法律法规和相关制度为准。本制度未尽事宜，按学校有关文件的规定执行。

第三十三条 本制度由图书馆馆务会审定。本制度实施后，可由图书馆馆务会根据需要，及时补充完善。

第三十四条 本制度由图书馆办公室负责解释。自发布日起，在图书馆内部执行。

杭州医学院图书馆

2021年9月